Il est important que les rencontres soient accompagnées d'une façon professionnelle et clairement identifiable. Les rôles des accompagnant·e·s doivent être facilement identifiés pour que les participant·e·s puissent les mobiliser aisément au moment où iels en auront besoin. Nous avons utilisé les rôles “organisation”, “accueil”, “facilitation” et “personne ressources” (qui donne de l'information concernant la thématique traitée).

Tous·tes les accompagnateur·rice·s (spécialement les personnes externes à l'organisation, comme les personnes expertes) doivent être sensibilisées à ne pas reproduire aux sein de l'assemblée les privilèges sociétaux de certains individus/groupes et à agir d'une façon respectueuse et égale avec n'importe quel profil de participant·e·s qu'iels rencontrent.

Chaque mode de rencontre - présentiel / en ligne / hybride - a ses défis. Par exemple, il est plus facile de garantir la possibilité de s'exprimer sans être interrompu·e dans les sessions en ligne grâce au mode silencieux; il est plus facile de garder les gens engagés jusqu'à la fin de la session en présentiel.