La communication de l'institution organisatrice envers les participant·e·s est un des plus grands défis et demande beaucoup d'attention et de ressources. Il s'agit d'adapter sa communication à trois grands moments :

1. Avant et après les rencontres,
2. Pendant les rencontres qui ont lieu avant, entre et après les sessions de travail,
3. Pendant les sessions de travail.

Pour chaque occasion, il est important de sélectionner le moyen de communication le plus approprié en fonction des différents profils présents et de leur compréhension des choses. Il faut aussi choisir le bon ton pour améliorer la disponibilité et l'esprit d'ouverture de tout le monde. Et en général, il faut répéter les informations communiquées de différentes façons pour augmenter la probabilité d'atteindre les différents profils selon les situations et les besoins.

Suivant notre expérience, les personnes ont des rappports variés et divergents aux moyens de communication digitale. Il faut donc chercher à connaître qui communique avec quoi (texto, whatsapp, email) et dans certains cas compléter avec des appels téléphoniques. Pour les communications hors des sessions de travail, il est essentiel d'être concis et d'utiliser un langage et un vocabulaire simple. Et le ton qui marche, c'est un ton léger, humble, incluant de l'humour et beaucoup de reconnaissance.

Lors des sessions de travail en petit groupe, la façon de s'exprimer et le ton doivent être davantage ciblés, en faisant attention aux individualités mais aussi au collectif. Il est utile d'être transparent et authentique. En toute occasion, il est conseillé de répéter chaque communication une à deux fois.